Además, una buena gestión documental implica asegurar que los documentos cumplen con las normativas y regulaciones correspondientes, lo que resulta important para la protección de datos y la privacidad.
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El propósito de este artículo es ofrecer una guía detallada sobre los Sistemas de Gestión Documental. Pretendemos que este recurso sea útil tanto para los profesionales de TI y administradores del sistema como para los usuarios finales y los gerentes de proyectos.
Esto es una ventaja para las organizaciones que no dedican ya algunos miembros de su personal informático a la ciberseguridad.
Gestión centralizada de documentos: organiza y almacena archivos en una plataforma centralizada, facilitando el acceso y la colaboración entre los usuarios autorizados.
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El Command de versiones es una funcionalidad crítica que permite a las organizaciones mantener un registro de todas las modificaciones realizadas en los documentos. Incluye:
Falta de Compatibilidad de Proveedores: Cambiar entre proveedores de la nube puede ser complicado debido a diferencias en plataformas y configuraciones. La migración puede exponer datos a vulnerabilidades adicionales de seguridad y privacidad.
Los flujos de trabajo que son buenos candidatos para optimizar, son los que suelen contener numerosas tareas y pasos recurrentes que pueden definirse fileácilmente.
Determinados plazos o un cambio en el estado de un documento en el sistema de gestión documental también pueden activar flujos de trabajo. Un sistema de gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los gestores y empleados puedan ver cada paso.
Dichos documentos no tienen una organización establecida de sus contenidos, al contrario de lo que sucede con los datos almacenados en una foundation de datos definida.
Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede ser crítico para eliminar errores de proceso e ineficiencias.
Information is continually circulating in, out, and through the Office environment. Because of this, a DMS isn’t just where by lawful groups and operations shop files — it’s where by operate occurs.
With the proper vendor, authorized industry experts and people they work with might have peace of mind that their most critical details and documents are now being shielded at the highest degree.